Quando você pensa em organizar os dados da sua loja, você pensa em utilizar planilhas? Não faça isso!
Muitos gestores se utilizam delas com o intuito de fazer uma boa administração. Porém, existe uma ferramenta que é muito mais eficaz do que esses documentos para manter o controle da sua loja.
Quer saber como? Então, leia o artigo da Casting para conhecer essa solução incrível!
Porque não usar essas ferramentas na sua loja?
Apesar de ser um excelente software, esse tipo de controle pode acabar trazendo muito prejuízo para a sua loja. Utilizadas para criar relatórios, gráficos, execução de análises básicas e realizar muitas outras funções. Porém, o que muitas pessoas não sabem é que elas não foram criadas para ser uma ferramenta que registra informações e gerencia dados.
Em outras palavras, você não consegue administrar bem a sua loja usando somente as planilhas, porque elas são incapazes de gerir todo o seu negócio. Desde que começou a usar essas ferramentas dessa forma, os lojistas encontraram inúmeros problemas para serem resolvidos. Dentre esses problemas enfrentado pelos empreendedores, nós podemos citar:
- A dificuldade em realizar o acompanhamento do histórico de alterações em tempo hábil;
- Possuem um alto risco dos erros de um usuário colocar todo o time operacional em apuros;
- Mesmo podendo editar mais de uma planilha ao mesmo tempo, elas não fazem integração automática;
- Controlar a qualidade dos dados inseridos e editados dentro dela é muito difícil.
Logo, podemos ver que utilizar essa ferramenta pode acabar atrapalhando a gestão do seu negócio.
Existe alguma solução alternativa para isso?
Fazer a gestão de uma empresa não é tarefa fácil, e isso vale tanto para grandes quanto para pequenos empreendimentos.
Talvez você este se perguntando: “se essa ferramenta possui tantos problemas, porque muitos lojistas ainda a usam para gerenciar dados? ”. A resposta é que contratar um software de gestão de performance possui um custo maior. Além disso, muitos negócios de médio e pequeno porte tem uma forte insegurança em relação a tecnologia.
Em muitos casos, os empreendedores só percebem a gravidade do problema quando passam por situações muito complicadas. Por exemplo, a perda de dados importantes, quando a segurança das informações é comprometida ou quando o controle das operações se torne ineficiente.
No mercado varejista atual, cometer esse erro é algo inadmissível! Para evitar que esse tipo de situação possa acontecer com você, esteja sempre preparado para se atualizar as tendências de mercado.
Quais os principais tipos de planilhas?
Vários aspectos estão envolvidos na administração de um negócio e devem ser observados e controlados cuidadosamente para garantir um bom desempenho da empresa.
Essas informações costumam ser organizadas em tabelas distintas e separadas entre si. Logo, ela acaba exigindo do funcionário uma dose extra de atenção na hora de analisar dados e afetando o crescimento do negócio. As planilhas mais comumente usadas para a gestão de empresas são:
1- Planilha de vendas
Como o próprio nome sugere, nessa planilha é feito o controle de todo o volume de vendas realizadas no período. Esse documento deve ter colunas com informações como data da venda, valor, número de vendas por vendedor, ticket médio, etc.
As metas de vendas podem ser visualizadas neste tipo de documento com o intuito de mensurar o desempenho dos vendedores de uma loja.
2- Demonstração de resultados
Também conhecida como DRE, essa planilha é usada na rotina contábil para dar uma visão sobre lucros ou prejuízos da empresa. Ou seja, todas as informações contidas nela fornecem um panorama da organização ao lojista. Indicando o valor da receita bruta, os impostos, os custos fixos, os pagamentos de salário, entre outros gastos. No final é feito o cálculo das receitas menos as despesas, no qual se verifica se a empresa está sendo lucrativa ou não.
3- Controle de caixa
No controle de caixa são feitos os registros de entrada e saída financeiras da empresa, com custos fixos como água, luz, telefone, salários, aluguel, etc. Além disso, ele também demonstra outras saídas variáveis, como o pagamento de alguma multa e despesas com fornecedor que não foram programadas, por exemplo.
4- Controle de estoque
O controle de estoque deve indicar não só a quantidade de produtos que estão à disposição, apontando a necessidade de novos abastecimentos. Mas ele deve demonstrar também quais os pedidos que ainda estão pendentes e cancelados, os status de entregas e as vendas programadas. É uma planilha utilizada para a organização do negócio e o atendimento ao cliente.
5- Pagamentos e recebimentos
Pelo nome, sua função pode ser confundida com a planilha de controle de caixa. Mas a tabela de pagamentos e recebimentos pretende dar uma visão geral do negócio ao empreendedor.
Ela mostra o que deve ser pago nos próximos meses e quando as despesas serão menores, permitindo um volume maior de dinheiro no caixa. Nesse controle, os pagamentos com cartão de crédito devem ser incluídos de acordo com a data em que serão cobrados na fatura.
Prejuízos que o uso de planilhas pode causar
Apesar de comum em muitas empresas graças ao baixo custo de programas de edição de tabelas, elas podem oferecer grandes prejuízos ao empreendedor. Afinal, o controle por planilhas não é a solução mais viável para fazer qualquer tipo de controle na empresa.
O uso desse tipo de programa proporciona uma série de limitações que podem afetar seriamente o crescimento do negócio. Conheça agora quais são os principais problemas com o uso dessa ferramenta:
1- Falta de segurança
Podemos alterar facilmente as planilhas, o que diminui a segurança dos dados registrados. Mesmo com a opção de senhas para acesso, as informações podem ser alteradas por descuido ou erros na hora de digitar e causar diversos problemas.
Por exemplo, imagine que uma das máquinas estrague ou que um arquivo possa se corromper. Como elas não tem o backup automatizado, você pode perder dados importantes permanentemente e é, com certeza, um grande problema!
Afinal, é normal que existem muitas cópias do mesmo arquivo para cada setor da sua loja. Ou seja, se não houve uma atualização dos documentos, isso poderá se tornar um “retrabalho”. Pois você deverá analisar as mesmas informações de novo e de novo.
Além disso, esses arquivos ficam expostos a problemas de atualização, invasões de vírus e falhas no sistema, comprometendo seriamente a durabilidade dos registros.
2- Centralização de informações
Conforme citamos anteriormente, o acesso a dados pelo Excel não é tão democrático. Além disso, ele apresenta dificuldades na visualização de um grande volume de dados em dispositivos mobile.
A integração de tabelas não é inteligente, inviabilizando análises mais complexas e o uso das informações para a tomada de decisões. As planilhas ficam dispersas e não permitem a atualização simultânea. Ou seja, se uma pessoa estiver fazendo uma atualização, outro funcionário que precisar usá-la terá acesso apenas para leitura.
3- Dificuldade de uso
Muitos controles exigem o uso de fórmulas avançadas e habilidades para a construção de gráficos e habilitação de macros. Porém, em muitos casos, essas são ferramentas que não são de conhecimento de todos os envolvidos no trabalho.
Esse aspecto limita a usabilidade da planilha e faz com que poucos possam editar informações, o que pode atrapalhar o fluxo de trabalho. Ao mesmo tempo, ele pode sobrecarregar os seus funcionários e até deixá-los desmotivados.
4- Falta de suporte técnico
Esse tipo de registro requer backups diários para que não haja a perda de dados importantes se o arquivo for corrompido. Não há um suporte que ajude a recuperar versões anteriores do documento ou restabelecer dados quando houver falhas.
5- Falta de praticidade
O controle feito por planilhas é realizado manualmente. Esse processo é lento demanda muito trabalho, ocupando profissionais que poderiam estar realizando funções muito mais importantes para a empresa.
Não há a geração de relatórios automáticos e a agilidade dos processos é seriamente comprometida. Logo, como os processos são realizados de forma manual, os seus colaboradores podem perder muito tempo para consultar uma informação.
Agora que você entendeu quais são os prejuízos que este tipo de documento pode proporcionar a sua loja, vamos te mostrar uma solução alternativa.
Como substituir as planilhas com eficiência
A adoção de um software de gestão é importante para impulsionar o crescimento da empresa. Dessa forma, ele pode te ajudar organizando dados e ajudando a lidar com a informação de maneira inteligente e prática.
Ao optar por um sistema capaz de reunir esses recursos, como a Casting, a equipe tem condições de atuar de maneira estratégica e otimizar processos. Além disso, o nosso app pode ajudar na execução dos processos da sua loja. Promovendo ações que aumentem os resultados do negócio.
Optar por essa tecnologia também ajuda a empresa a manter a competitividade, agilizando a rotina e permitindo que mudanças sejam feitas com mais precisão. Melhora a organização de dados, dando insumos para uma análise mais profunda da situação da empresa.
Porque utilizar a tecnologia para gerir sua loja?
Com a tecnologia se tornando cada vez mais ativa no mercado de trabalho, você deve se adaptar a essas ferramentas que irão facilitar a sua vida. Afinal, mesmo cada loja seja única, todas elas possuem um desejo em comum. Elas querem permanecer e crescer no varejo, atraindo e fidelizando cliente e vendendo sempre. Para isso, elas precisam de uma maneira confiável e eficiente de armazenar e acessar informações, ou seja, de gerenciar dados.
Esse é o nosso desejo e por isso nós criamos uma solução incrível para te ajudar com isso. O nosso aplicativo concentra o gerenciamento de informação em um só lugar. Portanto, se você busca por uma Solução de Gestão de Performance de Vendas, experimente o que a Casting tem a oferecer para você!
Através de um método completo e inovador, aliado a um incrível Aplicativo Móvel, a sua loja nunca mais será a mesma!
O nosso método é composto pelos seguintes pilares: gerenciando indicadores, gerenciando, desenvolvendo e motivando vendedores. Se você quiser conhecer este método mais a fundo, criamos um e-book para tirar todas as suas dúvidas.
Dessa forma, cada vez que os gestores quiserem gerar relatórios ou consultar os indicadores de desempenho dos funcionários, basta acessar essa ferramenta.
Ao recorrerem ao nosso sistema, eles terão acesso as informações atualizadas e de forma totalmente integrada. Ou seja, você não vai precisar pedir para cada departamento enviar as planilhas para você analisar. Isso é incrível, não é mesmo?
O melhor de tudo é que este processo é bastante simples e fácil e você pode aplica-lo independente de qualquer situação. Em outras palavras, independente do porte da sua loja, a sua cultura local ou o seu nicho de mercado, todos que usam Casting vendem mais!
Conclusão
Soluções que oferecem acompanhamento de vendas, checagem de dados e volume de funcionários ou vendedores necessários para cada período ou atividade, também colaboram no planejamento do negócio, assim como plataformas que associam dados financeiros e de RH. A gestão de treinamentos para a melhora de processos internos também é favorecida com o uso dessas plataformas.
A Casting nasceu com o objetivo de transformar a vida dos varejistas do Brasil e do exterior. Nós queremos te ajudar a “se livrar” da enorme quantidade de arquivos e gerir a sua loja com mais facilidade. Nós tivemos o privilégio de contribuir com o crescimento de grandes marcas como, por exemplo, Arezzo, Grupo 428, Alexandre Herchcovitch e muitas outras.
Portanto, não perca mais tempo e venha fazer parte desse time de empreendedores de sucesso! Agora que você já sabe que o uso de planilhas não é a melhor maneira para administrar a empresa, entre em contato conosco. E conheça nossas soluções, que podem fazer toda a diferença na gestão.
