A importância de formalizar e documentar feedback

Para ter um feedback construtivo, é importante que o executor se prepare com antecedência. Os assuntos que ele abordará devem estar documentados e ele deverá analisar os seus contextos. Sendo assim, veremos nesse texto, qual a importância de um documentar um feedback. Acompanhe!

É necessário ser uma reunião produtiva, para que os passos seguintes sejam alinhados e revistos posteriormente, com um prazo definido.

Caso isso não aconteça, o feedback não atingirá o seu propósito e pode ainda desestimular o próprio colaborador. Por isso é importante documentar feedback, ou seja, precisa documentar e formalizar todos os pontos, para revisar e analisar o processo entre as partes.

O feedback de forma eficiente

O colaborador que recebe o feedback, deve saber que o objetivo é ter um alinhamento de expectativas da empresa com ele, e vice e versa. Mesmo que existam assuntos delicados a falar, esse alinhamento vai permitir o melhor desenvolvimento desse colaborador.

Não permita que essa conversa acabe sendo uma troca de acusações e defesas. Normalmente a tendência de quem recebe o feedback, é não aceitar facilmente a crítica e ficar tentando justificar ou não concordar com os pontos apresentados. Se isso acontecer, a sugestão é anotar essas divergências, e dizer que é importante analisar mais com calma esses pontos e voltar a conversa em um momento mais oportuno.

1- Escolha o local

Para realizar o feedback escolha um lugar apropriado e com um ambiente adequado, para que as duas partes possam conversar de maneira confortável. Como as salas de reunião, salas de treinamento e outros lugares dentro da empresa que sejam adequados.

Pode ser em uma mesa de uma cafeteria por exemplo, ou através de uma caminhada. O objetivo é que gestor e seu colaborador estejam a vontade para conversar.

2- Iniciando a conversa

Comece sempre falando dos pontos positivos, onde o seu colaborador tem sido relevante nas suas ações. Por isso você deve levar documentado esses assuntos para lembrar no momento da conversa.

O seu colaborador deve sentir que ele é importante na empresa e quanto ele tem somado junto ao time pois, com certeza, isso fará com que ele entenda o seu papel dentro do negócio. Todos os desafios que serão apresentados se tornarão mais acessíveis.

Depois disso, fale o que ele precisa melhorar, lembrando que, por mais dedicado e experiente que seja o funcionário, todos tem falhas e coisas a mudar, isso faz parte do processo de todos.

Dizer de uma maneira clara e amigável fará com que recebam bem essa mensagem. Por isso, procure sempre ser objetivo, mas sem agressividade.

3- Dê exemplos

Ilustrar com seus exemplos ou de outros colaboradores que ocorreram os mesmos problemas e foram superados, servirá de motivação para também entregar melhor as suas solicitações e documentar o feedback.

Comece ouvindo o seu colaborador, perguntando o que ele achou dos resultados da equipe, por isso, deixe-o falar, não o corte, para que ele possa expressar a percepção que ele tem.

Pergunte sempre se ficou claro ou se ele teve alguma dúvida porque, essa clareza e honestidade, servirá para a conclusão do feedback. Sendo assim, o seu colaborador precisa entender e documentar o feedback.

Fazendo o feedback de uma forma eficiente, os próprios colaboradores vão querer mais momentos positivos como esse. Não haverá resistência em todo o processo.

4- Documentar o feedback

Assim, todo o processo deve estar formalizado e documentado, com prazo de início, e metas de curto, médio e longo prazo. Essa organização permitirá que os processos continuem, mesmo se alguma pessoa do processo não esteja mais na área.

Caso contrário, todas aquelas informações importantes se perdem e tudo iniciará do zero. E o pior de tudo é que não implantam as ações necessárias para trazer a melhoria que se almeja.

A empresa, junto ao setor de RH, deve ter uma base de informações que recebem dos feedbacks realizados. O que falaram e as iniciativas que sugeridas não podem se perder e devem documentá-las.

No próximo momento do feedback, os assuntos para analisar novamente os resultados.

Os tipos de feedback

Dentro das empresas, o processo de gestão pode e deve fazer uso de vários tipos de feedback.

O tipo de feedback denominado positivo e negativo aparece com objetivos de destacar as qualidades e quais os meios para melhorar a atuação dos profissionais envolvidos.

Outro tipo é o feedback insignificante. Seu objetivo principal é melhorar a relação entre colaboradores e os resultados na empresa. Porém ele traz pouco retorno, insegurança, então o gestor não deve maquiar as ações e se comunicar com os funcionários de forma direta. Deve ter diálogos francos para a melhoria e qualidade nas vendas com seus colaboradores.

Já o feedback chamado de “one a one” é nada mais que uma conversa clara entre o líder e seus liderados. Tem o objetivo de alinhar as expectativas e trocas de feedbacks pontuais na empresa.

Por isso dizemos que esse é o tipo ideal, pois visa a criação de uma conexão, dando voz para a equipe.

Surge também o “feedforward”, com o intuito de orientar os profissionais, mostrando quais competências necessitam ser desenvolvidas, tendo em vista o futuro das vendas na empresa.

Outro tipo de feedback, não menos importante é o contínuo. Seu objetivo é suprir a necessidade de retorno entre um feedback e outro. Sendo realizado sempre que perceber a necessidade desta ação, não importando se é positivo ou negativo.

O feedback nas empresas

Documentar feedback é eficaz e deve conter, acima de tudo, a característica de ser aplicável, específico, oportuno, direto e imparcial em suas retomadas.

Para que ele seja aplicável deve apresentar um comportamento acerca do colaborador para que seja corrigida alguma irregularidade em seus atos.

Já o feedback para ser específico, precisa ter clareza e deve ter conhecimento sobre o impacto das atitudes observadas.

Com isso vemos que documentar feedback pode se tornar oportuno para a equipe quando tiver espontaneidade e ter datas específicas para apresentar os relatórios sobre a empresa.

Ele pode ser de forma imparcial quando surgir como feedbacks anônimos dando certas imparcialidades. Não deve conter julgamentos, nem opiniões pessoais. Deve conter uma cultura organizacional em seu contexto.

Monitoramento pós-feedback

O gestor deve verificar as mensagens certificando-se de que sejam efetivamente compreendidas para poderem ser colocadas em prática. Com isso, seu último feedback deve ser transformado em uma checklist.

O feedback e a avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho não se encerra após a conversa entre o líder e seus colaboradores. Pelo contrário, é fundamental que tenha um acompanhamento entre os feedbacks.

Deve-se alinhar essas ferramentas para conseguir impulsionar e medir a performance e as devidas competências do time de vendas durante o processo em si.

Existem plataformas que fornecem uma referência, auxiliando as avaliações nos feedbacks.

Elas possibilitam entender a importância de desenvolver pontos, visando melhorias e reconhecimento dos pontos positivos pelo time de vendas.

Faz-se necessário, para o bom desempenho do feedback, uma maturidade da equipe de vendas, assim como do seu líder.

Sendo assim, o despreparo é sempre o maior empecilho na realização das tarefas dentro de qualquer setor.

Através do uso dessa ferramenta eficaz, a empresa poderá subir no ranking de vendas melhores e mais produtivas no mercado atual.

Dessa forma, dar um feedback aos vendedores deve ser feito de forma positiva. O gestor não deve acumular informações nesse instante e não passar muito tempo para dar esse feedback na empresa.

O líder de vendas deve ter a certeza de que não é possível promover o crescimento sem os feedbacks dos colaboradores, líderes e clientes da empresa.

 Para garantir a eficiência do feedback

Finalmente, o gestor de vendas deve observar certos fatores que venham a garantir a eficácia do feedback. Deve, no primeiro momento, fazer anotações do que deverá dizer aos colaboradores. Depois, deve fazer uma avaliação individual com feedbacks pessoais possibilitando segurança aos colaboradores em seu trabalho desenvolvido.

O gestor de vendas deve dar o mesmo espaço de tempo a todos dentro da equipe. Deve abrir momentos específicos para elogios se necessário. Ou seja, deve sempre apresentar o plano de ação a seus subordinados.

Enfim, podemos afirmar que documentar feedback não é apenas uma prática de avaliação de funcionários, mas também uma forma de trazer oportunidades para escutar, interpretando as reações com entendimento das diferentes personalidades de seus colaboradores na empresa.

O feedback vem para criar estratégias, para tornar a relação entre o gestor e seus liderados mais produtiva.

Por fim, documentar feedback vem para aprimorar o produto ou serviço a ser entregue pela empresa. Eles coletados servirão para apoiar no desenvolvimento do próprio Customer Success Manager e possibilitar melhorias nos serviços.

Portanto, ele traz entendimento sobre os pontos cegos que surgem dentro da empresa e seu impacto no trabalho diário.

Documentar feedback visa resultar um maior valor do nível de satisfação da parte dos clientes bem como a fidelização deles impactando o crescimento das organizações.

Os elementos que incluem contexto, comportamento, impacto e expectativa compõem o feedback construtivo garantindo um boa transmissão da mensagem na empresa.

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