{"id":7574,"date":"2019-09-12T14:00:03","date_gmt":"2019-09-12T17:00:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cstng.com\/blog\/como-mapear-processos-da-empresa-veja-5-boas-praticas\/"},"modified":"2019-09-12T14:00:03","modified_gmt":"2019-09-12T17:00:03","slug":"como-mapear-processos-da-empresa-veja-5-boas-praticas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cstng.com\/en\/blog\/como-mapear-processos-da-empresa-veja-5-boas-praticas\/","title":{"rendered":"Como mapear processos da empresa? Veja 5 boas pr\u00e1ticas"},"content":{"rendered":"

Saber mapear processos, ou seja, como cada departamento trabalha e o caminho de uma venda, desde o pedido at\u00e9 o retorno do cliente, \u00e9 indispens\u00e1vel para maximizar os resultados<\/a> do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

Muitas pr\u00e1ticas dentro do seu neg\u00f3cio, produziram pelas necessidades, assim como apareceram os problemas, observaram algumas solu\u00e7\u00f5es, e assim criamos os processos internos.<\/p>\n

Esses processos acabaram virando rotina, nem sempre revisam ou atualizam eles, mas eles est\u00e3o l\u00e1. Podem ser extremamente eficazes e \u00e1geis, mas a maioria, por falta de atualiza\u00e7\u00e3o ou de experi\u00eancia em processos, s\u00e3o demorados e, muitas vezes, perdem o sentido em existir.<\/p>\n

Como mapear processos?<\/h2>\n

Mapear processos \u00e9 uma das atividades da gest\u00e3o eficiente de uma loja. Afinal, \u00e9 preciso saber o que acontece internamente e como tudo \u00e9 conduzido para identificar gargalos, evitando desperd\u00edcios<\/a>.<\/p>\n

Definir os processos far\u00e1 com que cada departamento tenha conhecimento de sua responsabilidade com o cliente. Afinal, nem o cliente<\/a> nem o vendedor s\u00e3o responsabilidade apenas do setor comercial. O cliente e os vendedores s\u00e3o de todos da empresa.<\/p>\n

Existe um conceito, que vale a pena estar na mente de todos que trabalham em uma empresa, de qualquer departamento: \u201cTodos somos vendedores\u201d, todos atendemos ao cliente, independente da fun\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Quando uma empresa entende isso, todos trabalham para alcan\u00e7ar o mesmo resultado. Imagine a log\u00edstica irritada com o comercial porque eles venderam muito no final do m\u00eas, e agora vai dar muito trabalho para entregar para o cliente? Quem foi que mandou vender tanto?<\/p>\n

Por incr\u00edvel que pare\u00e7a existem empresas que por falta de mapear processos, passam problemas com conflitos internos, entre departamentos, que n\u00e3o est\u00e3o bem claros e definidos sua import\u00e2ncia dentro do neg\u00f3cio.<\/p>\n

A pr\u00e1tica de mapear processos de uma empresa, \u00e9 comum nas linhas de produ\u00e7\u00e3o como fabrica\u00e7\u00e3o de produtos, mas tamb\u00e9m pode se aplicar ao seu com\u00e9rcio e no seu neg\u00f3cio. \u00c9 indispens\u00e1vel entender como todas as etapas s\u00e3o feitas: prospec\u00e7\u00e3o de clientes, atendimento<\/a>, organiza\u00e7\u00e3o de estoque, entre outras rotinas.<\/p>\n

Apenas com esse mapeamento, o administrador consegue ter uma vis\u00e3o bem clara de tudo e identificar problemas antes que se tornem entraves para o crescimento do neg\u00f3cio. Quer saber como fazer essa observa\u00e7\u00e3o e o registro? Confira os 5 passos abaixo!<\/p>\n

1- Defina o que ser\u00e1 mapeado<\/h3>\n

Quando se trata de um com\u00e9rcio de menor porte, \u00e9 poss\u00edvel fazer um mapeamento total. Mas, quando se trata de um local com v\u00e1rias filiais ou que tem um grande n\u00famero de processos internos, a melhor sa\u00edda \u00e9 dividir esses setores.<\/p>\n

Primeiramente, identifique em qual departamento ocorrem mais problemas e comece a observar e a registrar como tudo acontece. Se a loja recebe muitas reclama\u00e7\u00f5es<\/a> sobre a demora na entrega, \u00e9 interessante observar como os produtos s\u00e3o estocados, despachados e enviados, por exemplo.<\/p>\n

Para mapear os processos de vendas \u00e9 importante definir os prazos que ser\u00e3o feitos cada atividade.<\/p>\n

Iniciando com o per\u00edodo de atendimento ao cliente, entendendo at\u00e9 que hor\u00e1rio \u00e9 poss\u00edvel enviar um pedido, para que ele possa ser entregue no outro dia.<\/p>\n

Exemplo na pr\u00e1tica:<\/h4>\n

Por exemplo, pedidos que chegarem at\u00e9 16 horas, seguir\u00e3o para a separa\u00e7\u00e3o e faturamento, para poderem ser faturados at\u00e9 as 19 horas. Assim, a log\u00edstica faz a expedi\u00e7\u00e3o, carregando seus entregadores no outro dia as 6 horas da manh\u00e3, podendo finalizar at\u00e9 as 18 horas a entrega ao cliente.<\/p>\n

Caso um pedido chegar ap\u00f3s as 16 horas, ele ficar\u00e1 automaticamente dispon\u00edvel para ser entregue n\u00e3o em 24 horas, mas em at\u00e9 48 horas.<\/p>\n

Para fazer esse mapeamento \u00e9 importante envolver cada setor, para que entendam que uma vez que assumiu esse processo, deve definir o processo interno de cada departamento tamb\u00e9m.<\/p>\n

O setor de vendas ter\u00e1 que definir seu processo de atendimento ao cliente (prospec\u00e7\u00e3o, visita, elabora\u00e7\u00e3o do pedido) dentro do prazo. Se caso n\u00e3o conseguir, deve deixar bem claro ao cliente como funciona o processo da empresa. Uma reuni\u00e3o de vendas internas, por exemplo, deve marcar para ap\u00f3s as 16h, para que n\u00e3o atrapalhe o fluxo de pedidos e atrase o processo da log\u00edstica.<\/p>\n

Tentar dividir de uma forma mais din\u00e2mica poss\u00edvel o atendimento aos clientes, para que num determinado dia da semana tenham poucos pedidos e os processos fiquem vazios, e em um outro dia venham todos os pedidos juntos e sobrecarregue todos os departamentos.<\/p>\n

Com certeza \u00e9 dif\u00edcil combinar com o cliente, mas trabalhando melhor a agenda comercial, todos os processos poder\u00e3o ser mapeados com mais efici\u00eancia, colaborando com o bom andamento das vendas.<\/p>\n

<\/p>\n

2- Identifique as entradas e sa\u00eddas dos processos<\/h3>\n

As entradas e sa\u00eddas, que tamb\u00e9m podem chamar de inputs e outputs, n\u00e3o se referem apenas \u00e0 chegada de mercadoria, \u00e0 distribui\u00e7\u00e3o e \u00e0 venda. Aqui, analisa cada entrega ao final do processo produtivo \u2014 por exemplo: como o departamento de distribui\u00e7\u00e3o recebe os pedidos para enviar? Ou, ainda, como trabalham as sugest\u00f5es dos clientes?<\/p>\n

\u00c9 importante entender como cada setor impacta os demais, para que o mapeamento identifique causas e consequ\u00eancias, tra\u00e7ando um fluxo<\/a> de trabalho.<\/p>\n

Em resumo, \u00e9 necess\u00e1rio mapear o processo da seguinte forma: Eu recebo essa demanda de quem? Ou de qual departamento? E entrego essa demanda para qual departamento? Ou para qual pessoa?<\/p>\n

Lembre-se do ditado que \u201ccachorro com dois donos morre de fome\u201d, precisa definir no processo quem \u00e9 o dono, quem deve alimentar diariamente.<\/p>\n

Uma grande duvida que aparece na hora de mapear processos de uma empresa, citando como exemplo, \u00e9 qual setor deve resolver o SAC? O SAC \u00e9 da reponsabilidade do vendedor, da parte comercial? O SAC \u00e9 da responsabilidade da log\u00edstica? Ou ser\u00e1 que o marketing se responsabiliza? Muitas empresas que tiveram esse problema criaram o processo do SAC junto ao marketing<\/a>, porque entendem que uma oportunidade de fidelizar o cliente, se ele for bem atendido.<\/p>\n

3- Envolva os colaboradores<\/h3>\n

Quando precisamos mapear processos de uma ind\u00fastria, nesse caso a melhor forma de entender o que deve ser feito \u00e9 falando diretamente com o funcion\u00e1rio que opera a m\u00e1quina. Falar com quem est\u00e1 ligado diretamente na opera\u00e7\u00e3o facilita o entendimento mais simples poss\u00edvel, da real necessidade desse processo.<\/p>\n

Se procurarmos os executivos ou os gerentes, podemos at\u00e9 ter uma opini\u00e3o formada do processo. Mas pela falta de pr\u00e1tica no dia a dia, essa sugest\u00e3o pode estar totalmente fora da realidade.<\/p>\n

Os funcion\u00e1rios est\u00e3o na linha de frente, ou seja, s\u00e3o eles que sabem exatamente o que acontece e os principais problemas. Eles talvez saibam at\u00e9 a sugest\u00e3o de como resolver aquela situa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Com certeza voc\u00ea j\u00e1 viu os processos do Mcdonald\u2019s em atendimento Fast Food. Para chegar nessa efici\u00eancia foram muitos anos de trabalho. Todo o tempo \u00e9 cronometrado, as pessoas n\u00e3o est\u00e3o num lugar na cozinha por acaso, eles est\u00e3o onde podem estar mais pr\u00f3ximos do outro que continua o processo<\/a> de elabora\u00e7\u00e3o do produto.<\/p>\n

Conte com a ajuda de todos os colaboradores durante o mapeamento. Apenas com a participa\u00e7\u00e3o dessas pessoas, se torna poss\u00edvel ter uma vis\u00e3o do cen\u00e1rio completo e das quest\u00f5es mais urgentes. Por isso, tenha sempre um canal aberto para sugest\u00f5es dos seus colaboradores.<\/p>\n

Uma ideia simples, pode ser altamente eficiente e lucrativa para a sua empresa<\/a>.<\/p>\n

4- Desenhe o mapa do processo<\/h3>\n

Depois de entender quais s\u00e3o os processos, o que e que cada departamento ou pessoas tem para entregar, se toda a equipe se envolveu, ent\u00e3o agora chegou a hora de colocar todas as informa\u00e7\u00f5es coletadas no \u201cpapel\u201d.<\/p>\n

Fa\u00e7a uma representa\u00e7\u00e3o gr\u00e1fica das atividades, de maneira que possa compreender o processo com muito mais facilidade.<\/p>\n

Lembre-se de validar isso com cada setor. Afinal, como dissemos acima, as sugest\u00f5es dos colaboradores<\/a> s\u00e3o muito importantes. Depois que o mapa estiver pronto, cheque com os funcion\u00e1rios ou representantes das \u00e1reas se o resultado condiz com a realidade e o que precisa ajustar.<\/p>\n

<\/p>\n

5- Aplique, mensure e modifique<\/h3>\n

Com o mapa pronto, \u00e9 hora de fazer com que ele funcione na pr\u00e1tica. Portanto, comece a realizar as mudan\u00e7as necess\u00e1rias percebidas durante essa an\u00e1lise. Depois da aplica\u00e7\u00e3o, fa\u00e7a um novo mapeamento (que pode ser pontual) e por fim, reavalie os n\u00fameros.<\/p>\n

A partir dessa rotina, as din\u00e2micas internas da loja passam a ser melhoradas, criando um ambiente mais org\u00e2nico e dando condi\u00e7\u00f5es para um melhor atendimento e um faturamento mais interessante<\/a>.<\/p>\n

N\u00e3o ser\u00e1 f\u00e1cil no come\u00e7o, mas os resultados vir\u00e3o com foco e empenho de todos. Lembre-se que voc\u00ea estar\u00e1 tirando seus funcion\u00e1rios da zona de conforto.<\/p>\n

\u00c9 muito importante para mapear processos de uma empresa, que todos da equipe entendam o porqu\u00ea das mudan\u00e7as, e qual resultado todos esperam alcan\u00e7ar.<\/p>\n

Aplicando os 5 passos que apresentamos, se torna poss\u00edvel mapear processos do seu estabelecimento e corrigir problemas. Lembre-se de que todo neg\u00f3cio \u00e9 como um organismo \u2015 um problema pontual pode afetar seriamente o todo.<\/p>\n

Se voc\u00ea tem interesse em saber mais sobre a otimiza\u00e7\u00e3o de processos, confira nosso outro artigo com 4 maneiras de melhorar as rotinas de RH de uma empresa.<\/a><\/p>\n

N\u00e3o deixe de conhecer as ferramentas de gest\u00e3o de vendas que a Casting tem para o seu neg\u00f3cio.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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